De Afdeling Duurzame Landbouwontwikkeling is al een tijdlang op zoek naar een manier om de administratie in het kader van de zorgboerderijovereenkomsten zowel voor haarzelf als voor de zorgboerderijen eenvoudiger en vlotter te laten verlopen. De invoering van een nieuw registratieformulier, met ingang van 1 juli 2009, is een concrete uitwerking van die doelstelling. De aanpassing werd besproken met Steunpunt Groene Zorg. Het lijkt ons een stap in de goede richting. Niettemin is het mogelijk dat er bij de toepassing moeilijkheden opduiken. Zeker in de beginfase wordt het wennen en duiken er misschien praktische problemen op. Laat dan zeker niet na contact op te nemen met de steunpuntmedewerker van uw provincie. We proberen dan samen met de medewerkers van de Vlaamse administratie een gepaste oplossing te zoeken.
Voorbeeld nieuw registratieformulier.
Hieronder vind je alvast een antwoord op de eerste vragen die wellicht bij jou opduiken.

Hoe verloopt de procedure voor de invoering van het nieuwe registratieblad?
Tegen 1 juli 2009 zullen de land- en tuinbouwbedrijven die actief zijn als zorgboerderij per lopende zorgboerderijovereenkomst een gepersonaliseerd registratieblad ontvangen. Op het registratieblad staan de namen van de zorgboerderij, de samenwerkende voorziening en de zorgvrager alsook het dossiernummer reeds ingevuld.
Vanaf 1 juli vul je de aanwezigheden van de zorgvrager op dit nieuwe registratieblad in. De oude formulieren mag je dus niet meer gebruiken. De aanwezigheden van de zorgvrager tot en met 30 juni vul je wel nog in op de oude formulieren.

Hoe moet ik het nieuwe registratieblad correct invullen?
De aanduiding van de aanwezigheden van de zorgvrager gebeurt door de aankruising van vakjes. Voor elke dag zijn er 2 vakjes voorzien die je kan aankruisen naargelang de zorgvrager meer dan 3 uur, dan wel meer dan 6 uur op het bedrijf actief is geweest. Je hoeft dus geen begin- en einduur van de aanwezigheid te noteren. Enkel de duur van de opvang moet aangegeven worden. Je mag daarbij enkel de aanwezigheidsuren tussen 6 uur en 21 uur in rekening nemen.
Het ingevulde registratieblad wordt ondertekend door de zorgboer(in) en de begeleidende hulpverlener. De handtekening van de zorgvrager op het registratieformulier is niet meer vereist.
Op de voorzijde van het nieuwe registratieblad staan de instructies voor het correct invullen:
- Kleur de juiste vakjes volledig in met blauwe of zwarte pen.
- Maak de handtekening voldoende groot.
Volg deze instructies nauwgezet op. De registratiebladen worden immers ingelezen met een scanner. Vandaar dat op elk registratieblad bovenaan een unieke streepjescode staat. De streepjescode is verschillend voor elke zorgboerderijovereenkomst. Om diezelfde reden mag je de registratiebladen niet meer faxen. De scanner kan een gefaxt blad niet aflezen.

Verklaring op erewoord.
Op de voorzijde staat tevens de verklaring op erewoord geformuleerd waarin de bedrijfsleider stelt
- dat hij de landbouwactiviteiten in hoofd- of nevenberoep uitoefent
- verzekerd is voor zijn burgerlijke aansprakelijkheid
- geen andere inkomsten geniet die vallen binnen het kader van het Europees Verdrag op de de-minimissteun
Door de ondertekening van het registratieformulier herbevestigt de bedrijfsleider deze verklaring.

Ondertekening door de begeleidende voorziening.
De hulpverlener die de zorgvrager begeleidt, moet het ingevulde registratieblad mee ondertekenen. Op die manier bevestigt hij/zij de correcte invulling van het formulier. Die ondertekening kan best gebeuren op het moment van het afsluitende evaluatiegesprek of naar aanleiding van de tussentijdse evaluaties van de samenwerking op de zorgboerderij (bij langlopende samenwerking minimum om de drie maanden). De tussentijdse evaluatie met ondertekening van de registratie gebeurt idealiter tijdens de eerste week van een nieuw kwartaal.
We vestigen er de aandacht op dat die eindevaluatie er niet enkel is omwille van de administratieve afwerking. Zowel voor de verdere begeleiding van de cliënt als voor de ondersteuning en waardering van de zorgboer(in) in zijn/haar toekomstig functioneren beschouwen we een gezamenlijke en evaluerende afronding van de samenwerking als essentieel.

Hoe kom ik aan het registratieblad voor het volgende kwartaal?
Op het einde van elk kwartaal zal de zorgboerderij voor de lopende overeenkomsten telkens een nieuw registratieblad voor het volgende kwartaal ontvangen. Dat wordt automatisch opgestuurd door de Afdeling Duurzame Landbouwontwikkeling.

Wanneer ontvang ik het registratieblad bij de start van een nieuwe zorgboerderijovereenkomst?
Binnen de 7 dagen na ontvangst van de nieuwe zorgboerderijovereenkomst stuurt de Afdeling Duurzame Landbouwontwikkeling een nieuw registratieblad naar de zorgboerderij. Tussen datum van verzending van de overeenkomst en ontvangst van het registratieformulier kan er dus maximum 14 dagen verlopen. Het is daarom aangewezen dat de nieuwe overeenkomst tijdig opgemaakt en opgestuurd wordt, voordat de uitvoering van de overeenkomst effectief van start gaat. Bij de start van de overeenkomst houdt de landbouwer, in afwachting van de ontvangst van het registratieblad, de aanwezigheid van de zorgvrager goed bij.

Wanneer gebeurt de uitbetaling?
Na elk kwartaal moet je het ingevulde registratieblad opsturen per post naar de Afdeling Duurzame Landbouwontwikkeling. Je mag het registratieformulier niet faxen. Dit om reden dat de nieuwe formulieren digitaal verwerkt worden en de scanner de ingevulde informatie niet kan lezen van een gefaxt blad.
Probeer dit te doen vόόr de 10° dag van het nieuwe kwartaal. Dan ben je zeker dat jouw registratieblad meegenomen wordt in het volgende uitbetalingdossier. De behandeling van het uitbetalingdossier duurt ongeveer 3 maanden. Tijdens de eerste maand van het tweede kwartaal na het kwartaal waarop het registratieblad betrekking heeft mag je bijgevolg een betaling verwachten.
Voorbeeld: De zorgvrager is op het bedrijf geweest van 1 mei tot 15 juni. Dat was dus tijdens het 2° kwartaal (= kwartaal x).  Je verzendt het registratieformulier uiterlijk 10 juli (10° dag van kwartaal x+1). De uitbetaling zal gebeuren rond 30 oktober (eerste maand van kwartaal x+2).  

Hoe moet ik het einde van de overeenkomst aangeven?
Het is belangrijk dat je de Afdeling Duurzame Landbouwontwikkeling inlicht over het einde van de zorgboerderijovereenkomst.
Indien de zorgboerderijovereenkomst werd opgemaakt voor bepaalde duur (met vaststelling van een einddatum in de overeenkomst) hoef je bij het einde van de overeenkomst daarvan geen melding te doen.
Indien de zorgboerderijovereenkomst voor onbepaalde duur werd opgemaakt of indien de overeenkomst voor bepaalde duur vroegtijdig wordt stopgezet, dien je de beëindiging van de samenwerking te melden aan de administratie. Daarvoor maak je gebruik van het formulier ‘Stopzetting’. Je kan dit ingevulde blad samen met het laatste registratieformulier verzenden. Op die manier vermijd je dat de overheid nodeloos een nieuw registratieformulier op het einde van het kwartaal naar de zorgboerderij opstuurt.