In het kader van de regelgeving voor de subsidiëring van zorgboerderijen legt het Departement Landbouw en Visserij – Afdeling Duurzame Landbouwontwikkeling het gebruik van enkele specifieke formulieren op:
Aanvraagformulier subsidie zorgboerderijen
Zorgboerderijovereenkomst
Registratieformulier
Stopzetting zorgboerderijovereenkomst
Uitbetaling van de subsidie
Voor vragen in verband met deze formulieren en de toepassing van de subsidiereglementering kan je contact nemen met
Hilde Verbeke - Departement Landbouw en Visserij
Tel. 050/20 76 69 - Enkel bereikbaar op dinsdag, donderdag en vrijdag
e-mail zorgboerderijen@lv.vlaanderen.be
Onafgezien van de formulieren die gebruikt worden in het kader van de subsidieregeling zijn er enkele bijkomende noodzakelijke formulieren
Wijziging planning
Formulieren en richtlijnen bij samenwerking met CLB’s
Aanvraagformulier subsidie zorgboerderijen (Formulier)
Wat?
Met dit formulier vraagt het land- of tuinbouwbedrijf de subsidie als zorgboerderij aan.
Hoe?
Het formulier dient ingevuld en ondertekend door de uitbater van het land- of tuinbouwbedrijf. Het document bevat:
- een opgave van de gegevens van het landbouwbedrijf,
- een verklaring op erewoord dat het bedrijf voldoet aan de voorwaarden.
Als bijlage worden volgende documenten toegevoegd:
- een kopie van het recentste aanslagbiljet van de belastingen,
- een bewijs dat het bedrijf verzekerd is voor de risico’s die voortvloeien uit de opvang van de zorgvragers, een kopie van de verzekeringspolis of een verklaring van de verzekeringsagent. Steunpunt Groene Zorg maakte een model van verzekeringsattest.
- één of meerdere overeenkomsten, afhankelijk van het aantal zorgvragers die op de zorgboerderij worden opgevangen.
Wie?
Professionele land- en tuinbouwers die een zorgboerderijovereenkomst hebben opgemaakt.
Wanneer?
De landbouwer moet dit formulier enkel invullen en opsturen wanneer hij voor de eerste keer start met de activiteit als zorgboerderij. Het is een document dat slechts eenmalig moet opgestuurd worden.
Het ingevulde formulier en de bijlagen moet verstuurd worden naar de Afdeling Duurzame Landbouwontwikkeling van het Departement Landbouw en Visserij. De adres- en contactgegevens vind je in links bovenaan op het aanvraagformulier.
Tip
Vooraleer te verzenden maak je best van alle documenten een kopie die je in een afzonderlijke map ‘Zorgboerderij’ bewaart.
Zorgboerderijovereenkomst (Formulier)
Wat?
Hierin worden de basisafspraken voor de samenwerking tussen zorgboerderij, zorgvrager en begeleidende voorziening vastgelegd.
Hoe?
Een uitgebreide toelichting bij de invulling van de overeenkomst vind je in de rubriek ‘Afspraken maken’
Wie?
De opmaak van de zorgboerderijovereenkomst gebeurt best door de begeleider van de voorziening. Dit is immers de aanvragende partij die ook het best zicht heeft op de gegevens die in het handelingsplan moeten opgenomen worden.
Uiteraard worden de afspraken vastgelegd in overleg met alle partijen en ondertekenen zij ook alledrie de overeenkomst. Elk van de betrokken partijen krijgt ook een exemplaar van de ondertekende overeenkomst.
Indien de zorgboerderij recht heeft op een subsidie moet deze 2 ondertekende exemplaren van de overeenkomst ontvangen.
Wanneer?
De overeenkomst moet ten laatste bij de start van de samenwerking ondertekend worden.
Eén exemplaar bewaart de landbouwer op de bedrijfszetel in zijn map ‘Zorgboerderij’.
Het andere exemplaar stuurt de zorgboerderij naar de Afdeling Duurzame Landbouwontwikkeling van het Departement Landbouw en Visserij. De adres- en contactgegevens vind je links bovenaan op het overeenkomstformulier. De overeenkomst moet binnen de maand na de start op de administratie toekomen. Indien ze later toekomt verliest de zorgboerderij een deel van de subsidies waarop ze recht heeft.
Binnen de 14 dagen na verzending van de overeenkomst ontvang je van de administratie een bericht dat de aanvraag ontvangen werd. Wanneer je geen bericht ontvangt binnen de 14 dagen dien je dit te melden aan de administratie.
Binnen de 2 maanden stuurt de administratie een kennisgeving van de beslissing of jouw bedrijf voor de zorgboerderijovereenkomst al dan niet een een subsidie kan ontvangen. Controleer of de gegevens (namen, start- en einddatum) overeenstemmen met de gegevens op de zorgboerderijovereenkomst. Neem contact op met Hilde Verbeke van Afdeling Duurzame Landbouwontwikkeling 050/20 76 69 indien dat niet het geval is!
Registratieformulier (Formulier)
Wat?
Op het registratieformulier moeten de dagen dat de zorgvrager werkelijk naar de zorgboerderij is geweest aangeduid worden.
Op de voorzijde staat tevens de verklaring op erewoord geformuleerd waarin de bedrijfsleider stelt
- dat hij de landbouwactiviteiten in hoofd- of nevenberoep uitoefent
- verzekerd is voor zijn burgerlijke aansprakelijkheid
- geen andere inkomsten geniet die vallen binnen het kader van het Europees Verdrag op de de-minimissteun
Door de ondertekening van het registratieformulier herbevestigt de bedrijfsleider deze verklaring.
Hoe?
De aanduiding van de aanwezigheden van de zorgvrager gebeurt door de aankruising van vakjes. Voor elke dag zijn er 2 vakjes voorzien die je kan aankruisen naargelang de zorgvrager meer dan 3 uur, dan wel meer dan 6 uur op het bedrijf actief is geweest. Je hoeft dus geen begin- en einduur van de aanwezigheid te noteren. Enkel de duur van de opvang moet aangegeven worden. Je mag daarbij enkel de aanwezigheidsuren tussen 6 uur en 21 uur in rekening nemen.
Op de voorzijde van het nieuwe registratieblad staan de instructies voor het correct invullen:
- Kleur de juiste vakjes volledig in met blauwe of zwarte balpen of stift.
- Voor een eventuele verbetering gebruik je correctielint of correctievloeistof. Je hoeft het vakje niet te hertekenen. Zeker niet doorstrepen of iets bij schrijven (bv. ‘fout’).
- Vul slechts 1 vakje in per datum. Als beide vakjes ingevuld zijn wordt geen van beide aanvaard door de scanverwerking en ontvang je voor die dag geen uitbetaling.
- Maak de handtekening voldoende groot.
Volg deze instructies nauwgezet op. De registratiebladen worden immers ingelezen met een scanner. Vandaar dat op elk registratieblad bovenaan een unieke streepjescode staat. De streepjescode is verschillend voor elke zorgboerderijovereenkomst. Om diezelfde reden mag je de registratiebladen niet meer faxen. De scanner kan een gefaxt blad immers niet aflezen.
Is het formulier te zwaar beschadigd of verloren geraakt kan je een nieuw formulier aanvragen bij Hilde Verbeke (bereikbaar op dinsdag, donderdag en vrijdag) tel. 050/20 76 69 - e-mail zorgboerderijen@lv.vlaanderen.be
Wie?
De zorgboerderij houdt de invulling van het registratieblad bij. Op het einde van het kwartaal wordt het ingevulde registratieblad ondertekend door de zorgboer(in) en de begeleidende hulpverlener. De hulpverlener die de zorgvrager begeleidt, bevestigt op die manier de correcte invulling van het formulier. Die ondertekening kan best gebeuren op het moment van het afsluitende evaluatiegesprek of naar aanleiding van de tussentijdse evaluaties van de samenwerking op de zorgboerderij (bij langlopende samenwerking minimum om de drie maanden). De tussentijdse evaluatie met ondertekening van de registratie gebeurt idealiter tijdens de eerste week van een nieuw kwartaal.
Waarom?
De uitbetaling van de subsidie voor zorgboerderijen gebeurt op basis van de aangifte van de werkelijk aanwezige dagen van de zorgvrager op de zorgboerderij. Die aangifte gebeurt per kwartaal via het registratieformulier.
Wanneer?
Binnen de 14 dagen na de verzending van een nieuwe zorgboerderijovereenkomst ontvangt de zorgboerderij een gepersonaliseerd registratieblad. Op het registratieblad staan de namen van de zorgboerderij, de samenwerkende voorziening en de zorgvrager alsook het dossiernummer reeds ingevuld. Controleer of deze gegevens overeenkomen met de gegevens van de zorgboerderijovereenkomst en neem contact met de administratie indien dat niet het geval is.
Op het einde van elk kwartaal zal de zorgboerderij voor de lopende overeenkomsten telkens een nieuw registratieblad voor het volgende kwartaal ontvangen. Dat wordt automatisch opgestuurd door de Afdeling Duurzame Landbouwontwikkeling.
Na elk kwartaal moet de zorgboerderij het ingevulde en ondertekende registratieblad opsturen per post naar de Afdeling Duurzame Landbouwontwikkeling. Probeer dit te doen vόόr de 10° dag van het nieuwe kwartaal. Dan ben je zeker dat jouw registratieblad meegenomen wordt in het volgende uitbetalingdossier.
Stopzetting zorgboerderijovereenkomst (Formulier)
Wat?
Hiermee geef je aan dat een overeenkomst voor onbepaalde duur is stopgezet of dat een overeenkomst voor bepaalde duur voortijdig is stopgezet.
Hoe?
Het formulier wordt door één van de drie partijen ingevuld, ondertekend en opgestuurd naar de Afdeling Duurzale Landbouwontwikkeling. Het mag door meeerdere partijen ondertekend worden maar dat hoeft niet.
Waarom?
Op die manier vermijd je dat de overheid nodeloos een nieuw registratieformulier op het einde van het kwartaal naar de zorgboerderij opstuurt.
Wanneer?
Je kan dit ingevulde blad samen met het laatste registratieformulier verzenden.
Wie?
Elk van de drie partijen (zorgboerderij, zorgvrager, voorziening) kan eenzijdig beslissen de samenwerking stop te zetten.
Het stopzettingsformulier kan dus ook door elk van hen ingevuld en opgestuurd worden.
Toch pleiten we ervoor de samenwerking af te ronden in een onderling akkoord en tijdens een gezamenlijk afrondingsgesprek. Zo vermijd je dat er bij de verschillende partners onduidelijkheid bestaat over de reden van stopzetting.
Uitbetaling van de zorgboerderijsubsidie
Wat?
Bij de uitbetaling ontvangt de zorgboer per post een overzicht. Voor elke zorgvrager is er een overzichtsblad. Daarop staat voor elke dag waarop de zorgvrager op het bedijf was het bedrag aangeduid dat je zal ontvangen.
In de omslag steekt tevens een formulier waarmee je in geval van een fout bezwaar kan aantekenen bij de administratie. Ga dus steeds na of alles juist vermeld staat in het overzicht en of het vermelde totaal bedrag en de som die op jouw bankuittreksel vermeld staat overeenkomen. Merk je een fout; maak dan gebruik van het bezwaarformulier om dit te melden aan de administratie.
Wanneer?
Na elk kwartaal moet je het ingevulde registratieblad opsturen per post naar de Afdeling Duurzame Landbouwontwikkeling. Je mag het registratieformulier niet faxen. Dit om reden dat de nieuwe formulieren digitaal verwerkt worden en de scanner de ingevulde informatie niet kan lezen van een gefaxt blad.
Probeer dit te doen voor de 10° dag van het nieuwe kwartaal. Dan ben je zeker dat jouw registratieblad meegenomen wordt in het volgende uitbetalingdossier. De behandeling van het uitbetalingdossier duurt ongeveer 3 maanden. Tijdens de eerste maand van het tweede kwartaal na het kwartaal waarop het registratieblad betrekking heeft mag je bijgevolg een betaling verwachten.
Voorbeeld: De zorgvrager is op het bedrijf geweest van 1 mei tot 15 juni. Dat was dus tijdens het 2° kwartaal (= kwartaal x). Je verzendt het registratieformulier uiterlijk 10 juli (10° dag van kwartaal x+1). De uitbetaling zal gebeuren rond 30 oktober (eerste maand van kwartaal x+2).