In het kader van de regelgeving voor de subsidiëring van zorgboerderijen legt het Departement Landbouw en Visserij – Afdeling Duurzame Landbouwontwikkeling het gebruik van enkele specifieke formulieren op:

Aanvraagformulier subsidie zorgboerderijen

Zorgboerderijovereenkomst

Registratieformulier

Stopzetting zorgboerderijovereenkomst

Onafgezien van de formulieren die gebruikt worden in het kader van de subsidieregeling zijn er enkele bijkomende noodzakelijke formulieren

Wijziging planning

Formulieren en richtlijnen bij samenwerking met CLB’s

Aanvraagformulier subsidie zorgboerderijen (Formulier)

Wat?
Met dit formulier vraagt het land- of tuinbouwbedrijf de subsidie als zorgboerderij aan.

Hoe?
Het formulier dient ingevuld en ondertekend door de uitbater van het land- of tuinbouwbedrijf. Het document bevat:
- een opgave van de gegevens van het landbouwbedrijf,
- een verklaring op erewoord dat het bedrijf voldoet aan de voorwaarden.
Als bijlage worden volgende documenten toegevoegd:
- een kopie van het recentste aanslagbiljet van de belastingen,
- een bewijs dat het bedrijf verzekerd is voor de risico’s die voortvloeien uit de opvang van de zorgvragers, een kopie van de verzekeringspolis of een verklaring van de verzekeringsagent. Steunpunt Groene Zorg maakte een model van verzekeringsattest.
- één of meerdere overeenkomsten, afhankelijk van het aantal zorgvragers die op de zorgboerderij worden opgevangen. 

Wie?
Professionele land- en tuinbouwers die een zorgboerderijovereenkomst hebben opgemaakt.

Wanneer?
De landbouwer moet dit formulier enkel invullen en opsturen wanneer hij voor de eerste keer start met de activiteit als zorgboerderij. Het is een document dat slechts eenmalig moet opgestuurd worden.
Het ingevulde formulier en de bijlagen moet verstuurd worden naar de Afdeling Duurzame Landbouwontwikkeling van het Departement Landbouw en Visserij. De adres- en contactgegevens vind je in links bovenaan op het aanvraagformulier. Vooraleer te verzenden maak je best van alle documenten een kopie die je in een afzonderlijke map ‘Zorgboerderij’ bewaart.

Zorgboerderijovereenkomst (Formulier)

Wat?
Hierin worden de basisafspraken voor de samenwerking tussen zorgboerderij, zorgvrager en begeleidende voorziening vastgelegd.

Hoe?
Een uitgebreide toelichting bij de invulling van de overeenkomst vind je in de rubriek ‘Afspraken maken’

Wie?
De opmaak van de zorgboerderijovereenkomst gebeurt best door de begeleider van de voorziening. Dit is immers de aanvragende partij die ook het best zicht heeft op de gegevens die in het handelingsplan moeten opgenomen worden.
Uiteraard worden de afspraken vastgelegd in overleg met alle partijen en ondertekenen zij ook alledrie de overeenkomst. Elk van de betrokken partijen krijgt ook een exemplaar van de ondertekende overeenkomst.
Indien de zorgboerderij recht heeft op een subsidie moet deze 2 ondertekende exemplaren van de overeenkomst ontvangen.

Wanneer?
De overeenkomst moet ten laatste bij de start van de samenwerking ondertekend worden.
Het ene exemplaar stuurt de zorgboerderij naar de Afdeling Duurzame Landbouwontwikkeling van het Departement Landbouw en Visserij. De adres- en contactgegevens vind je in links bovenaan op het overeenkomstformulier. De overeenkomst moet binnen de maand na de start op de administratie toekomen. Indien ze later toekomt verliest de zorgboerderij een deel van de subsidies waarop ze recht heeft.
Het andere exemplaar bewaart de landbouwer op de bedrijfszetel in zijn map ‘Zorgboerderij’.

Registratieformulier (Formulier)

Wat?
Op het registratieformulier moeten de dagen dat de zorgvrager werkelijk naar de zorgboerderij is geweest aangeduid worden.
Op de voorzijde staat tevens de verklaring op erewoord geformuleerd waarin de bedrijfsleider stelt
- dat hij de landbouwactiviteiten in hoofd- of nevenberoep uitoefent
- verzekerd is voor zijn burgerlijke aansprakelijkheid
- geen andere inkomsten geniet die vallen binnen het kader van het Europees Verdrag op de de-minimissteun
Door de ondertekening van het registratieformulier herbevestigt de bedrijfsleider deze verklaring.

Hoe?
De aanduiding van de aanwezigheden van de zorgvrager gebeurt door de aankruising van vakjes. Voor elke dag zijn er 2 vakjes voorzien die je kan aankruisen naargelang de zorgvrager meer dan 3 uur, dan wel meer dan 6 uur op het bedrijf actief is geweest. Je hoeft dus geen begin- en einduur van de aanwezigheid te noteren. Enkel de duur van de opvang moet aangegeven worden. Je mag daarbij enkel de aanwezigheidsuren tussen 6 uur en 21 uur in rekening nemen.

Op de voorzijde van het nieuwe registratieblad staan de instructies voor het correct invullen:
- Kleur de juiste vakjes volledig in met blauwe of zwarte balpen of stift.
- Voor een eventuele verbetering gebruik je correctielint of correctievloeistof. Je hoeft het vakje niet te hertekenen. Zeker niet doorstrepen of iets bij schrijven (bv. ‘fout’).
- Vul slechts 1 vakje in per datum. Als beide vakjes ingevuld zijn wordt geen van beide aanvaard door de scanverwerking en ontvang je voor die dag geen uitbetaling.
- Maak de handtekening voldoende groot.

Volg deze instructies nauwgezet op. De registratiebladen worden immers ingelezen met een scanner. Vandaar dat op elk registratieblad bovenaan een unieke streepjescode staat. De streepjescode is verschillend voor elke zorgboerderijovereenkomst. Om diezelfde reden mag je de registratiebladen niet meer faxen. De scanner kan een gefaxt blad immers niet aflezen.

Is het formulier te zwaar beschadigd of verloren geraakt kan je een nieuw formulier aanvragen bij Hilde Verbeke (bereikbaar op dinsdag, donderdag en vrijdag) tel. 050/20 76 69  -  e-mail zorgboerderijen@lv.vlaanderen.be

Wie?
De zorgboerderij houdt de invulling van het registratieblad bij. Op het einde van het kwartaal wordt het ingevulde registratieblad ondertekend door de zorgboer(in) en de begeleidende hulpverlener. De hulpverlener die de zorgvrager begeleidt, bevestigt op die manier de correcte invulling van het formulier. Die ondertekening kan best gebeuren op het moment van het afsluitende evaluatiegesprek of naar aanleiding van de tussentijdse evaluaties van de samenwerking op de zorgboerderij (bij langlopende samenwerking minimum om de drie maanden). De tussentijdse evaluatie met ondertekening van de registratie gebeurt idealiter tijdens de eerste week van een nieuw kwartaal.

Waarom?
De uitbetaling van de subsidie voor zorgboerderijen gebeurt op basis van de aangifte van de werkelijk aanwezige dagen van de zorgvrager op de zorgboerderij. Die aangifte gebeurt per kwartaal via het registratieformulier.

Wanneer?
Binnen de 14 dagen na de opstart van een nieuwe zorgboerderijovereenkomst ontvangt de zorgboerderij een gepersonaliseerd registratieblad. Op het registratieblad staan de namen van de zorgboerderij, de samenwerkende voorziening en de zorgvrager alsook het dossiernummer reeds ingevuld.
Op het einde van elk kwartaal zal de zorgboerderij voor de lopende overeenkomsten telkens een nieuw registratieblad voor het volgende kwartaal ontvangen. Dat wordt automatisch opgestuurd door de Afdeling Duurzame Landbouwontwikkeling.
Na elk kwartaal moet de zorgboerderij het ingevulde en ondertekende registratieblad opsturen per post naar de Afdeling Duurzame Landbouwontwikkeling. Probeer dit te doen vόόr de 10° dag van het nieuwe kwartaal. Dan ben je zeker dat jouw registratieblad meegenomen wordt in het volgende uitbetalingdossier.

Stopzetting zorgboerderijovereenkomst (Formulier)

Wat?
Hierme geef je aan dat een overeenkomst voor onbepaalde duur is stopgezet of dat een overeenkomst voor bepaalde duur voortijdig is stopgezet.

Hoe?
Het formulier wordt door één van de drie partijen ingevuld, ondertekend en opgestuurd naar de Afdeling Duurzale Landbouwontwikkeling. Het mag door meeerdere partijen ondertekend worden maar dat hoeft niet.

Waarom?
Op die manier vermijd je dat de overheid nodeloos een nieuw registratieformulier op het einde van het kwartaal naar de zorgboerderij opstuurt.

Wanneer?
Je kan dit ingevulde blad samen met het laatste registratieformulier verzenden.

Wie?
Elk van de drie  partijen (zorgboerderij, zorgvrager, voorziening) kan eenzijdig beslissen de samenwerking stop te zetten.
Het stopzettingsformulier kan dus ook door elk van hen ingevuld en opgestuurd worden.
Toch pleiten we ervoor de samenwerking af te ronden in een onderling akkoord en tijdens een gezamenlijk afrondingsgesprek. Zo vermijd je dat er bij de verschillende partners onduidelijkheid bestaat over de reden van stopzetting.

Wijziging van Planning (Formulier)

Wat?
Het komt regelmatig voor dat er een wijziging is in de vaste weekplanning van de zorgvrager. Meestal gaat het om een toename van het aantal dagen dat hij/zij naar de zorgboerderij gaat. Soms wordt de samenwerking met de zorgboerderij ook afgebouwd. Of de weekdagen waarop de zorgvrager naar de zorgboerderij komt kunnen in de loop van de overeenkomst verschuiven.
Met dit formulier kan je al deze wijzigingen aangeven.

Hoe?
- ofwel: op de oorspronkelijke overeenkomst aanpassen. Zorgboer, zorgvrager en voorziening plaatsen datum en handtekening naast de wijziging op de overeenkomst.
- ofwel: met het formulier ‘Wijziging van Planning’. Je voegt het opgemaakte en ondertekende formulier toe aan de zorgboerderijovereenkomst in jouw map ‘Zorgboerderij’.
In ieder geval moet een eventuele toename van het aantal dagen meewerken op de zorgboerderij gemeld aan/goedgekeurd door uitkeringsinstanties (RVA ingeval zorgvrager werkloosheidsuitkering ontvangt, adviserend geneesheer van het ziekenfonds indien de zorgvrager een ziekteuitkering ontvangt). Lees ook... 'Administratie in orde brengen'.

Waarom?
Al hoeft de planningswijziging niet meer doorgegeven te worden aan de Afdeling Duurzame Landbouwontwikkeling, toch zijn er andere redenen waarom het noodzakelijk blijft een eventuele planningswijziging vast te leggen en te bewaren bij de zorgboerderijovereenkomst.
- Duidelijkheid over de afspraken
- Indien de federale diensten van de sociale inspectie een controlebezoek op het bedrijf doen, moet de bedrijfsleider kunnen aantonen dat de zorgvrager op dat moment aanwezig is in het kader van een zorgboerderijovereenkomst.
- Indien er zich een schadegeval voordoet moet aan de verzekeringsmaatschappij aangetoond worden dat het incident zich voordeed tijdens de uitvoering van de zorgboerderijovereenkomst.
In het kader van de behandeling van de subsidieaanvraag hoeft u het formulier ‘Wijziging van Planning’ niet meer op te sturen naar het Departement Landbouw en Visserij.

Wie?
Elkeen die een zorgboerderijovereenkomst heeft opgemaakt ondertekent de ‘Wijziging van Planning’.

Wanneer?
Het formulier wordt opgemaakt en ondertekend door alle drie de partijen, ten laatste op de dag dat de wijziging ingaat.

Formulieren en richtlijnen bij samenwerking met CLB’s

Omzendbrief Centra voor Leerlingenbegeleiding
Op 12 juni 2008 publiceerde het Departement Onderwijs de Omzendbrief ‘Samenwerking tussen CLB’s en zorgboeren’. De Omzendbrief benadrukt onder meer het belang van een sterke betrokkenheid van de school bij de samenwerking met een zorgboerderij. Hij verschaft ook duidelijkheid omtrent de registratie op school, het handelingsplan, het verzekeringsaspect, de opvolging en evaluatie. Lees de volledige tekst van de Omzendbrief…

Ook de school moet voortaan de zorgboerderijovereenkomst onderschrijven (Formulier Addendum Onderwijs)
Na een aantal recente voorvallen op zorgboerderijen werd in overleg met het Departement Onderwijs en Vorming overeengekomen om zorgboerderijovereenkomsten met CLB’s te voorzien van een addendum. Daarin verklaart de directie van de school zich akkoord met het schoolvervangend project. Tevens waarborgt de school dat de risico’s van lichamelijke ongevallen en burgerrechtelijke aansprakelijkheid die voorvloeien uit de samenwerking met de zorgboerderij gedekt zijn door de schoolpolis. We vragen aan CLB’s en zorgboeren om dit aandachtspunt in acht te nemen en het Addendum Onderwijs steeds bij de zorgboerderijovereenkomst te voegen.